Sustav za upravljanje dokumentima
Papirni dokumenti još uvijek predstavljaju važan izvor informacija u tvrtkama. Arhiviranje i pretraživanje dokumenata je naporan posao koji oduzima dragocjeno vrijeme. Informacijska tehnologija danas omogućava da osim brojki i slova pohranjujemo i elektroničke zapise dokumenata, fotografije, audio i video zapise.
Što je Jupiter DMS
Jupiter DMS je sustav za upravljanje dokumentima koji omogućava pohranu, klasifikaciju, suradnju, pretraživanje dokumenata te integraciju s poslovnim procesima. Primjerice omogućeno je povezivanje slike, Ugovora, ulaznih računa, instrumenata osiguranja plaćanja, audio zapisa, kadrovske evidencije i komercijale u jedinstvenom informacijskom prostoru. Svi izlazni dokumenti iz Jupiter Software ERP-a su direktno pohranjeni u Jupiter DMS. Prelazak na „poslovanje bez papira“ želja je svaka Uprave. Tranzicija nije moguća „preko noći“, no Jupiter DMS je dobar prvi korak u prilagodbi organizacije i otkrivanju novih vrijednosti digitalnog doba.
Jupiter DMS omogućava pohranu, indeksiranje i povezivanje velike količine podataka unutar sigurne, fleksibilne i robusne Microsoft SQL arhitekture. Dokumente je moguće organizirati u mape, klasificirati dinamičkim hijerarhijskim klasifikacijama, opisati deskriptorima.
Inteligentna tražilica omogućava pretraživanje dokumenata po svim obilježjima uključujući i sadržaj tekstualnih dokumenata. Jupiter DMS posebnu pažnju posvećuje sigurnosti i upravljanju pristupnim pravima dokumentima i zapisima. DMS Manager omogućava definiranje različitih nivoa pristupnih prava mapama i dokumentima. Praćenje verzija kroz siguran „Check-in / Check-out“ sustav omogućava timski rad na dokumentima.
DMS Server i DMS Manager
Jupiter DMS Server je skup tehnologija koje omogućavaju efikasno upravljanje dokumentima, povezivanje podataka, pristupnim pravima i drugim svojstvima Jupiter DMS-a.
DMS Manager je alat za pristup i upravljanje DMS Serverom. DMS Managerom organiziramo, pretražujemo, pregledavamo, dodajemo dokumente i upravljamo pravima i drugim osobinama Jupiter DMS-a.
Klasificirajte
Prilikom spremanja dokumenata u Jupiter DMS moguće je dodatnim deskriptorima klasificirati dokument što omogućava lakše pretraživanje. Svaki pojedini dokument može se dodatno opisati i odrediti koja je vrsta dokumenta, povezanost s partnerom, koji je status dokumenta, tko je vlasnik dokumenta, te detaljni opis dokumenata. Svi navedeni deskriptori određeni su kao katalozi koje korisnik samostalno popunjava i time dodatno klasificira dokument.
Pretraživanje
Pretraživanje dokumenata unutar DMS-a omogućeno je po svim parametrima unosa / opisa dokumenata, unutar svih mapa. Ukoliko nismo sigurni koji je naziv dokumenta, te unutar koje mape se nalazi koristeći se pametnom tražilicom možemo na brz i jednostavan način doći do dokumenta. Koristeći DMS tražilicu pretraživanje je moguće po nazivu dokumenta, tekstu unutar dokumenta, datumu kreiranja, kreatoru ili vlasniku dokumenta.
Zaštitite dokumente
Sigurnost vaših dokumenata u DMS štiti se sa više razina. Sustav pristupnih prava dokumentima u DMS sustavu omogućuje određivanje koji korisnici mogu vidjeti koje dokumente i vršiti pojedine operacije (Pregled, Izmjena, Brisanje).
Kako je Jupiter DMS dio Jupiter Software sustava, pristupna prava određena su kroz pristupna prava Jupiter Software-u. Jupiter DMS dodatno određuje prava na pojedine mape DMS-a i operacije nad dokumentima. Jupiter DMS baza podatka prati Backup policy Jupiter Software sustava.
Verzionirajte dokumente
Jednom dokumentu u DMS sustavu može se u isto vrijeme pristupiti sa više strana i od više osoba unutar jedne organizacije. Uz pristup moguće je raditi izmjene u dokumentu koristeći te na taj način osigurati zadnju verziju dokumenta.
U svakom trenutku je dostupna informacija tko je pogledao dokument, tko je napravio izmjene na dokumentu, te pomoću opcije Check-Out i Check-In vidljivo je koja osoba trenutno radi izmjene na dokumentu.
Licenčna politika
Za korištenje Jupiter DMS-a potrebno je posjedovati licencu DMS Server i DMS Client Management Licencu (CML). DMS Server se licencira kao modul za svaku tvrtku, a DMS CML se licencira konkurentno po svakom Jupiter Software CAL-u. DMS CML omogućava pristup DMS-u iz drugih granula Jupiter Software-a u kojima je omogućena funkcionalnost spremanja dokumenata u DMS i pozivanja dokumenata iz DMS. Vrijednost jednog DMSCML-a ulazi u vrijednost Jupiter Software CAL-a. Svi elementi DMS licence ulaze u ukupnu vrijednost Jupiter Software licence.
Primjeri licenciranja:
Primjer 1:
Korisnik posjeduje instalaciju Jupiter Software sa 20 konkurentnih Jupiter Software CAL-ova. Na instalaciji ima 1 tvrtku te želi uvesti DMS. Što mu je potrebno od licenci? Korisniku je potrebna 1 licenca modula DMS Server i 20 DMS CML-ova za svaki Jupiter Software CAL.
Primjer 2:
Korisnik posjeduje instalaciju Jupiter Software sa 100 konkurentnih Jupiter Software CAL- ova. Na instalaciji ima 5 tvrtki te želi samo u 3 tvrtke uvesti Jupiter DMS. Za godinu dana želi uvesti DMS i u preostale 2 tvrtke. Što mu je potrebno od licenci? Korisniku su potrebne 3 licence modula DMS Server za 3 tvrtke i 100 DMS CML-ova za svaki Jupiter Software CAL. U trenutku kada korisnik odluči uvesti DMS u preostale 2 tvrtke, potrebno je dokupiti samo 2 licence DMS Server.
Jupiter Software ERP i Jupiter DMS - Primjeri Integracije
Knjiga ulazne pošte (KUP): Povezivanjem DMS-a i Knjige ulazne pošte povećana je dostupnost skeniranih dokumenata ulazne pošte a posebno ulaznih računa u svim modulima Jupiter Software-a.
Zahtjev za nabavu: Uz svaki odobreni Zahtjeva za nabavu omogućeno je prilaganje dokumentacije kao što su pristigle ponude, analize, tehničke specifikacije i drugo.
Narudžbenica: prilikom kreiranja narudžbenice moguće je priložiti dokumente uz narudžbenicu i/ili naslijediti dokumente priložene uz zahtjev za nabavu na temelju kojeg je narudžbenica kreirana (tzv. nasljeđivanje dokumenata).
Osiguranja plaćanja: Prilikom evidentiranja instrumenata osiguranja plaćanja, u CRM modulu moguće je zapisu priložiti i scan originalnog dokumenta (mjenice, zadužnice, ili drugog)
Građevinski ugovori: Uz mogućnost evidentiranja građevinskih ugovora unutar Jupiter Softwarea zahvaljujući integraciji Građevinskih ugovora sa DMS sustavom svi građevinski dokumenti se nalaze na jednom mjestu.
Project Tracer: U svim fazama pripreme i izvršavanja projekta javlja se velika količina dokumentacije. Pohranjivanjem dokumentacije u Jupiter DMS, omogućen je brz pristup dokumentima koji su povezani s cjelokupnim projektom ili konkretnim zadatkom unutar projekta.
Kadrovska evidencija: brojni dokumenti iz domene kadrovske evidencije (diplome, uvjerenja, testovi, fotografije) nalaze svoje mjesto u Jupiter DMS.
Imovina: tehnička dokumentacija, jamstveni listovi i drugi dokumenti vezani za imovinu arhiviraju se u Jupiter DMS, te se mogu pristupiti iz kartice konkretnog osnovnog sredstva.